Regie over jouw leven en regie over jouw gegevens

Bij Vitalmindz staat jouw privacy voorop. Bij het gebruik van de Vitalmindz App deel je persoonsgegevens met ons (“gegevens”). We gebruiken jouw gegevens zodat je de Vitalmindz App kunt gebruiken, op de meest optimale manier.

Investeer in de mentale gezondheid en vitaliteit van jouw medewerkers met de Vitalmindz App. Onze app biedt persoonlijke ondersteuning, van individuele coaching tot chatten met een psycholoog, en bevordert mentale groei met op maat gemaakt content. Versterk de duurzame inzetbaarheid van je team door te focussen op wat goed gaat en het vergroten van vitaliteit en werkgeluk, wat leidt tot een gezondere organisatie met minder verzuim én verloop.

Wij zijn Vitalmindz B.V., onderdeel van de Mental Care Group (hieronder is begrepen BeterCo B.V. en al haar dochtermaatschappijen). Wij bieden Diensten aan Gebruikers. Vanuit ons Shared Service Center (SSC B.V.) zorgen wij ervoor dat binnen de gehele groep een hoog niveau van gegevensbescherming gewaarborgd is. VitalMindz B.V. is als onderdeel van de Mental Care Group samen met SSC B.V. verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). Dit privacy statement heeft dan ook als doel om je te informeren over hoe wij (Vitalmindz B.V. en SSC B.V.) jouw gegevens verwerken en beschermen.

Jouw aanspreekpunt over de verwerking van jouw gegevens is de Privacy Officer die werkt voor de gehele Mental Care Group, te bereiken via privacy@mentalcaregroup.nl. Natuurlijk kun je jouw vragen ook eerst altijd aan jouw Coach stellen. Als het nodig is, stuurt die jouw vraag door naar de Privacy Officer.

Dit privacy statement is geschreven voor (voormalige) Gebruikers van de Vitalmindz App.

Welke gegevens gebruiken we van onze (voormalige) Gebruikers?

• Jouw contactgegevens, zoals je naam, telefoonnummer en e-mailadres;
• Jouw gezondheidsgegevens, zoals de uitkomsten van de Vitaliteitsmeter en informatie die je met ons deelt voor het dagboek;
• Eventuele andere gegevens die je met ons deelt, bijvoorbeeld als je een vraag aan ons stelt.

Op basis van welke grondslag gebruiken we jouw gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• als je (uitdrukkelijke) toestemming hebt gegeven (conform artikel 6 lid 1 sub a en artikel 9 lid 2 sub a AVG). De uitdrukkelijke toestemming geef je wanneer je voor het eerst inlogt op de Vitalmindz App. Jouw toestemming kan je te allen tijde intrekken in de Vitalmindz App door middel van het verwijderen van je account. Zonder jouw toestemming kunnen we (een groot deel van) jouw gegevens niet verwerken, waardoor we jou de Diensten niet kunnen aanbieden.
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (conform artikel 6 lid 1 sub c AVG), of
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van VitalMindz en jouw belangen (zoals jouw recht op privacy) niet zwaarder wegen (conform artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Voor welke doelen gebruiken we jouw gegevens?

• Om onze Diensten aan jou te verlenen.
• Om contact met je houden, bijvoorbeeld om een afspraakbevestiging naar je te versturen. Voor dit soort contact kan je je niet afmelden. Soms willen we ook contact met je houden om je nieuwsbrieven of tevredenheidsonderzoeken te versturen. Voor dit soort contact kan je aanmelden via de website en altijd afmelden via de afmeldknop in de e-mail.
• Voor het behandelen van vragen, klachten en geschillen. Als je een klacht bij ons indient, wordt die bekeken door onze Klachtenfunctionaris. Die neemt dan contact met je op en – als dat nodig is – vraagt jouw uitdrukkelijke toestemming om jouw gezondheidsgegevens te bekijken en te bespreken met jouw Coach. Als je hiervoor geen toestemming geeft, kunnen we jouw klacht mogelijk niet behandelen.
• Wetenschappelijk en statistisch onderzoek. Soms gebruiken we een deel van jouw gegevens om onder andere te bekijken hoeveel Gebruikers zich hebben aangemeld, hoe veel afspraken gepland zijn. We kunnen dan niet direct zien dat de gegevens over jou gaan, maar gebruiken die wel om tot een analyse te komen.
• Om het effect van onze Diensten te meten en kwaliteit te verbeteren. We zijn altijd bezig om onze Diensten te verbeteren. Daarom gebruiken we de uitkomsten van de Diensten ook om van te leren. We doen dit zoveel mogelijk anoniem maar voor zover er toch sprake zou zijn van de verwerking van persoonsgegevens, hebben we daar een gerechtvaardigd belang bij.
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving, of bevelen c.q. uitspraken van bevoegde instanties (zoals de rechter).

Met wie wisselen we gegevens uit?

Al jouw gegevens zijn geheim, maar dit betekent niet dat we nooit gegevens delen met andere partijen. Hieronder leggen we je uit waarom we met bepaalde partijen gegevens uitwisselen en vanwege welke reden we dit mogen doen. We verkopen je gegevens nooit. Aan niemand.

Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• Moeder-, zuster- en/of dochterondernemingen van VitalMindz B.V., met als doel het beheren en ontwikkelen van de software van de Vitalmindz App, het uitvoeren van administratie van de Diensten en het doen van onderzoek voor de verbetering van onze Diensten. Wij hebben hierover duidelijke afspraken met elkaar gemaakt in de vorm van een intragroep gegevensverwerkingsovereenkomst.
• Onze verwerkers. Voor het verwerken van jouw persoonsgegevens kunnen wij andere dienstverleners inschakelen, dit noemen we Verwerkers. Dit zijn hostingpartijen en IT-dienstverleners die ons helpen bij onze Dienstverlening. Wij maken goede afspraken met onze verwerkers die voldoen aan de eisen van de AVG.

Geen internationale doorgifte van gegevens

Wij geven geen gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming

Wij profileren je niet op basis van jouw gegevens en we maken ook geen gebruik van automatische besluitvorming.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang dat is, is afhankelijk van het doel van de verwerking. Alle gegevens in je account bewaren we tot één jaar na je laatste gebruik, tenzij er redenen zijn om de gegevens in je account langer te bewaren. Dit kan zijn omdat er een klacht of rechtszaak loopt en als het moet van de wet. Daarna verwijderen wij je gegevens, of maken we je gegevens anoniem.

Als wij je gegevens anoniem maken dan verwijderen wij alle gegevens die naar jou verwijzen. De gegevens kunnen dan niet meer aan jou gekoppeld worden. Met behulp van deze anonieme gegevens doen we wetenschappelijk en statistisch (markt-)onderzoek, bijvoorbeeld om Diensten te ontwikkelen of ons aanbod en Diensten beter op de behoefte van onze Gebruikers aan te laten sluiten.

Hoe zorgen wij dat jouw gegevens veilig zijn bij ons?

Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn bij ons. Dit doen we onder andere door:

• medewerkers te screenen en ervoor te zorgen dat iedere medewerker aan geheimhouding gebonden is door de wet, beroepscodes of een contract.
• onze systemen goed te (laten) beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen, tweefactor authenticatie te gebruiken en door vast te leggen wat er in onze systemen gebeurt.
• onszelf te laten toetsen door een externe partij, waardoor we ook een NEN 7510 certificaat hebben. Dit certificaat laat zien dat wij onze informatie goed beveiligen.
• blijvend en periodiek aandacht te besteden aan training en bewustwording op dit gebied.

Heb je ondanks alle maatregelen die we hebben genomen toch een (beveiligings-)probleem gevonden? Meld dit dan aan ons via security@mentalcaregroup.nl.

Jouw privacyrechten

Hieronder vind je een overzicht van de rechten die jij hebt gelet op ons gebruik van jouw gegevens. Deze rechten zijn niet absoluut: dat betekent dat wij altijd een afweging zullen maken of gehoor moet worden gegeven aan een verzoek om jouw rechten uit te oefenen.

Toestemming intrekken

Jouw toestemming kan je te allen tijde intrekken in de Vitalmindz App door middel van het verwijderen van je account. Je hoeft daarvoor geen reden te geven. Zonder jouw toestemming kunnen we veel van jouw gegevens niet verwerken en kunnen wij jou de Diensten niet (langer) aanbieden. Indien je dat wenst, kun je na het intrekken van je toestemming op elk gewenst moment weer een nieuw account aanmaken.

Correctie

Als je dingen in jouw gegevens ziet die feitelijk niet kloppen, mag je ons vragen om dit aan te passen. Je kunt dit ook zoveel mogelijk zelf doen in de Vitalmindz App.

Inzage en kopie

Als Gebruiker kan je bij ons zoveel mogelijk meekijken in jouw gegevens via de Vitalmindz App. Daarnaast kan je ons vragen om je een kopie van jouw gegevens te verstrekken.

Verwijdering / vernietiging

Je kan ons vragen om jouw gegevens te verwijderen. Meestal kunnen we dit voor je doen, maar soms kan dit niet (helemaal), bijvoorbeeld omdat we bepaalde gegevens nog moeten bewaren van de wet of omdat we jou anders geen goede Dienstverlening meer kunnen verlenen. Als we jouw gegevens niet kunnen verwijderen, leggen we je altijd uit waarom niet.

Beperking / tijdelijk stoppen

Daarnaast kan je ons vragen om tijdelijk te stoppen om jouw gegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld omdat je ons hebt laten weten dat je denkt dat jouw gegevens niet kloppen of dat we ze niet (meer) zouden mogen verwerken en we nog bezig zijn om dit uit te zoeken. Voor de tussentijd kan je dan vragen of we jouw gegevens niet willen gebruiken.

Bezwaar

Soms gebruiken we jouw gegevens ook voor onze gerechtvaardigde belangen. Als we dit doen, kan je hiertegen bezwaar maken als je denkt dat dit voor jou persoonlijk extra nadelig is. We kijken dan goed of we vanwege jouw specifieke situatie moeten stoppen met het gebruik van jouw gegevens.

Overdraagbaarheid

Daarnaast kan je ons verzoeken dat wij jouw gegevens overdragen aan een andere partij. Je hebt dit recht alleen bij gegevens over jou die je zelf aan ons hebt verstrekt én wij deze gegevens verwerken op basis van jouw toestemming.

Wil je nog meer weten over jouw rechten? Kijk dan hier op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kan ik gebruik maken van mijn rechten?

Je kan jouw privacyverzoek zoveel mogelijk zelf uitvoeren in de Vitalmindz App of een direct verzoek indienen via het e-mailadres: support@vitalmindz.nl.

In de meeste gevallen kunnen we jouw verzoek binnen een week volledig afhandelen. Soms lukt dit niet, maar dan krijg je altijd binnen 4 weken een eerste reactie en uiterlijk binnen 3 maanden een definitieve reactie van ons. Je krijgt ook een reactie als we denken dat we niet aan jouw verzoek kunnen voldoen.

Een Coach heeft altijd de mogelijkheid om een eigen beslissing te nemen en een verzoek (gedeeltelijk) te weigeren als hij denkt dat hij dat dat nodig is vanwege de belangen de Gebruiker.

Wijzigingen privacy statement

Als er iets verandert aan de manier waarop we jouw gegevens verwerken, passen we ons privacy statement daarop aan. Bij grote wijzigingen of wijzigingen die echt impact hebben op jouw privacy krijg je daarover bericht. De laatste versie van ons privacy statement kan je altijd vinden op deze website.

Deze laatste versie van het privacy statement is gemaakt op 15 april 2024.

Heb je een klacht of wil je iets melden?

Heb je een klacht over privacy of wil je iets melden bij de interne toezichthouder van de Mental Care Group? Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming via fg@mentalcaregroup.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:

VitalMindz B.V.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Steijnlaan 12
1217 JS Hilversum

Komen wij er samen niet uit? Leg je klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.